A necessidade de administrar um grande número de propriedades com toda uma série de tarefas muito complexas (alta de propriedades, preços e tarifas, reservas, limpeza e manutenção, etc.) deu origem à criação deste tipo de ferramentas.

Devido a um PMS, a administração torna-se mais fácil, mais efectiva e mais precisa. Permite ter uma visão geral que facilita uma maior compreensão e controlo. Além disso, usar um property management system (sistema de gestão de propriedades) brinda a oportunidade de aprender e progredir à medida que se utiliza.

Um PMS é, por um lado, útil porque permite delegar muitas tarefas a alguém que não necessita ser um experto no assunto, deixando mais tempo aos empregados para trabalhar em outras situações ou operações.