Property Management System

O PMS mais completo, intuitivo e prático

All-in-one

Gestão de reservas, alojamentos, tarefas do pessoal, faturação, liquidação a proprietários... tudo no mesmo software.

Em evolução constante

Cobrimos todas as necessidades do seu negócio e estamos em constante desenvolvimento de novas ferramentas para agilizar a gestão da sua agência. Ouvimos e solucionámos as necessidades dos nossos clientes.


Tudo sob o seu controlo

Vamos acompanhá-lo passo a passo para que domine todas as ferramentas, uma a uma, começando com as mais importantes e terminando nas mais avançadas.


Faça a gestão das suas reservas

Pode controlar e gerir as reservas a partir de um calendário único

  • Lista de reservas por estado (solicitadas, pendentes de pagamento, confirmadas, entradas...) com filtros avanzados.
  • Calendário único para gerir todas as reservas, quer venham: da web, das OTAs (Booking.com, Airbnb, VRBO, etc) ou inseridas manualmente.
  • Criação de reservas diretamente no calendário.
  • Opção de poder deslocar reservas facilmente entre apartamentos, para optimizar a ocupação.
  • Bloqueio manual datas, dia a dia, por intervalos de dia, por grupos de apartamentos...
  • Opção de criar e enviar aos clientes propostas personalizadas de alojamentos.
  • Histórico das reservas: controlo total sobre cada alteração da reserva, para saber quem o fez, quando e desde que IP e assim melhorar a gestão das incidências
Desde o email lembrete até ao comentário final

Desde o momento em que se confirma a reserva, até à sua finalização:

  • Lembrete antes do checkin: envio, manual ou automático, do email lembrete uns dias antes da chegada, para recordar a reserva ao hóspede.
  • Chegadas: lista dos checkin da semana, com os botões para poder gerir o checkin, o contrato e a fatura.
  • Saídas: lista dos checkout da semana.
  • Limpezas: lista da planificação da limpeza e calendário para acrescentar mais, tendo em conta as limpezas urgentes (em apartamentos que têm checkout e checkin no mesmo dia), podendo-se atribuir limpezas ao pessoal.
  • Email de agradecimento: para enviar, manual ou automático, uns dias depois do checkout.
  • Comentários: para poder gerir os comentários dos clientes, ou acrescentar manualmente novos comentários.
Emails personalizados com envio automático configurável
  • Personaliza os modelos de email e configura o envio automático.
  • Podem-se modificar os textos e pôr códigos de substituição, para que no email apareça a informação da reserva, do hóspede ou da propriedade
  • Podem-se enviar manual ou automaticamente, uns dias antes ou depois do checkin ou checkout (segundo como se configure).
  • Podem-se ter modelos quer no PMS, ou também em cada propriedade, para pôr informação diferente nas propriedades que estejam diferenciadas.


Pagamentos automatizados
  • Configura os emails de pré-pagamento para que se enviem automaticamente quando deseje.
  • Email de pré-pagamento no momento da reserva, com possibilidade aplicar uma percentagem diferente de pré-pagamento segundo a procedência (web  / manual / OTA).
  • Emails de pagamentos restantes da web, com possibilidade de ter 1 ou 2 pagamentos diferentes.
  • Email de pagamento da fiança.
  • Débitos em conta com Redsys e Stripe.
 

Gerir as tarefas administrativas requeridas pelo governo

Adaptamos o nosso sistema e desenvolvemos novas funcionalidades requeridas pelos diferentes governos e administrações públicas:

  • Crie e envie a declaração de hóspedes às respectivas páginas da polícia
  • Crie e envie as estatísticas sobre chegadas / saídas ao INE
  • Crie e exporte o relatório de impostos da taxa turística
 

Faça a gestão dos seus alojamentos

Todas as propriedades geridas num único software

Desde apartamentos e casas, hostels, boutique hotels ou autocaravanas. O software aceita qualquer tipologia de propriedade.

Ao selecionar a tipologia, aparecem as opções especificas de cada uma, para que disponha dos campos necessários em cada caso.

Podem-se criar alojamentos de estadia curta ou larga (mensal), ou propriedades em venda.

Também podem haver alojamentos multiunidade e a opção de reservar um mesmo alojamento inteiro ou por quartos.

Tudo num único gestor.

 


Personaliza sem limites as tarifas com as que queres trabalhar

O sistema oferece múltiplas opções para configurar os preços. Pode decidir com quais quer trabalhar, combinando-as como necessite:

  • Tarifas standard / non refundable
  • Tarifas por ocupação (1 pessoa, 2 pessoas, 3 pessoas...)
  • Tarifas por length-of-stay

Gerir as tarifas a 360º

  • Flexibilize as tarifas criando temporadas, para que seja mais fácil atribuir preços
  • Controle o fluxo de reservas selecionando quando uma data está disponível para entradas e saídas e criando restrições
  • Aproveite o nosso sistema de alerta de estadia mínima. Não deixe escapar reservas por uma disponibilidade inferior à estadia mínima em períodos de máxima ocupação.

Aumente os seus benefícios e a sua organização

  • Crie extras gratuitos para obter informação útil que o pode ajudar a receber o cliente da melhor maneira. Por exemplo, extra por animal de estimação ou por berço.
  • Crie suplementos opcionais, para que o cliente os possa acrescentar à sua reserva. Pode configurá-los com preço por reserva, por pessoa ou por pessoa/dia.
  • Crie suplementos internos, que não se vêem no motor de reservas, mas o seu pessoal poderá acrescentá-los manualmente nas reservas.

Crie descontos e cupões para os seus clientes diretos e seja mais competitivo

Terá o controlo absoluto. Decida em que temporadas quer acrescentar descontos para as propriedades que lhe interessa.

  • Desconto básico, de último minuto, de estadia larga e de reserva antecipada
  • Cupões com um código, para poder fazer campanhas de Marketing direto
  • Pacotes de oferta, para poder acrescentar atividades únicas à estadia

Também poderá criar promoções para Booking.com, para poder estar nas primeiras posições do seu pesquisador.

Faça a gestão dos seus proprietários

Defina os preços e as cobranças

Defina como trabalha cada proprietário.

Pode gerir os proprietários por comissão ou por preço específico.

Também pode definir cobranças únicas ou débitos em conta, que se faturam automaticamente ao fazer a liquidação.


 

Configurador das liquidações

O cálculo da liquidação é totalmente configurável.

  • Extrair a comissão do canal
  • Acrescentar ou subtrair a limpeza
  • Suprimir ou não as cobranças extras
  • Etc.

O sistema fará o cálculo exatamente como seja necessário para cada proprietário.

Crie um acesso para o proprietário

Poderá configurar o acesso do proprietário para que possam utilizar a app e vejam unicamente a informação que interessa.

Cada proprietário é diferente, por isso cada acesso pode variar conforme o proprietário.

Também nos pode consultar sobre a opção de desenvolver uma extranet personalizada e à medida, para que os proprietários possam gerir a criação e o conteúdo do alojamento.

Faça a gestão da a sua base de dados

Crie e administre os diferentes utilizadores

Poderá criar utilizadores com perfis e acessos diferentes, tudo sob o seu controlo.

Poderá definir utilizadores de PMS com acesso a distintas partes do gestor, assim como utilizadores externos de checkin, manutenção ou limpeza.

Poderá dar acesso a um conjunto de alojamentos ou a todos, segundo as necessidades.

Crie um perfil para cada colaborador e controle a sua empresa, sabendo sempre quem faz o quê.


Controlo de pagamentos e faturas

Terá controlo total sobre o que foi cobrado, o que falta por cobrar, como foi cobrado, para que canal...

Poderá administrar as faturas ao cliente, fazer o download, voltar a refazê-las se tiver erros.

Desde o painel de administração terá todas as contas ao dia.


 

Exportação de dados para a administração pública

Estatísticas para o INE, liquidação da taxa turística, envío da declaração de hóspedes ao SEF, certificado de faturação SAF-t...

O nosso software criará os ficheiros necessários para que possa gerir estes trâmites da forma mais simples e fácil possível.

 

Integração com programas de contabilidade

Desenvolvemos a integração com varios softwares de contabilidade, alguns exemplos: Datisa, Exact Dimoni, A3.

Poderá sincronizar o nosso PMS com o seu programa de contabilidade, evitando assim importar manualmente todas as contas.


Estatísticas das reservas

Confirme o crescimento do seu negócio com o módulo de estatísticas. Compare a evolução das reservas a partir de diferentes pontos de vista:

  • Estatísticas por alojamento
  • Estatísticas por região
  • Estatísticas por proprietário
  • Estatísticas por canal
  • Etc.
 

Mantenha uma relação e comunicação continuas com os seus clientes

  • Pode gerar newsletters através do nosso editor para as comunicações massivas.
  • Envie newsletters a todos os clientes passados, ou só a clientes de um país ou idioma em particular.
  • Envie newsletters a todos os clientes que ainda têm a reserva pendente, para os avisar da existência de alterações legislativas (por exemplo, se se acresce uma taxa turística), obras que lhes possam afetar, ou qualquer outra informação importante.
  • Crie campanhas de Marketing, selecionando e filtrando os clientes, as propriedades, a tipologia e muitas mais características.
  • Guarde as diferentes campanhas para as poder trabalhar durante todo o ano.

Perguntas frequentes sobre o sistema de gestão de propriedades

Sim, um software de gestão para alojamento turístico como o da Icnea cumpre normas de segurança rigorosas e utiliza a encriptação para processar os pagamentos. Muitos oferecem integração com gateways de pagamento seguros, o que lhe permite gerir os pagamentos de forma segura e fiável, respeitando as normas de proteção de dados.

Um sistema de gestão de propriedades (PMS) é um software concebido para gerir centralmente as operações de uma propriedade de aluguer para férias. Desde a reserva e programação até à contabilidade e comunicação com os hóspedes, um PMS automatiza e simplifica as tarefas operacionais diárias para melhorar a eficiência e a experiência dos hóspedes.

O custo de um software de gestão de alojamento varia consoante o fornecedor e as funcionalidades incluídas. Alguns oferecem planos básicos, enquanto outros têm tarifas que dependem do número de propriedades ou de reservas. Em geral, os benefícios da otimização do tempo e do aumento das receitas compensam o investimento inicial. Na Icnea, o custo mensal do nosso software é calculado em função do número de imóveis geridos.

As principais vantagens de um software de gestão para alojamento turístico são a automatização de tarefas e o envio de comunicações, a centralização de reservas e pagamentos, a sincronização de disponibilidades, preços e tarifas, a gestão do portefólio de propriedades, a melhoria da experiência do hóspede e a análise de dados para a tomada de decisões, entre outras funções. Isto reduz o tempo de gestão e melhora a rentabilidade.

Sim, um PMS é útil tanto para as grandes como para as pequenas empresas de alojamento turístico. Mesmo com um pequeno número de propriedades, o software poupa tempo, evita erros, melhora a experiência dos hóspedes e facilita a escalabilidade.

Um software de gestão para alojamento turístico como o da Icnea foi concebido para ser intuitivo e fácil de utilizar. Muitos oferecem tutoriais, apoio técnico e uma equipa de implementação para o guiar nos primeiros passos. Em poucos dias, pode ter tudo configurado e pronto para gerir as suas propriedades de forma eficiente. Na Icnea, a nossa equipa de onboarding e de apoio acompanha-o ao longo de todo o processo.

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